Kan ik halverwege het jaar overstappen naar een andere boekhouder?
Je boekhouder reageert pas na een week op je mail, de btw-aangifte komt steeds op de laatste dag binnen of je hebt geen idee hoe je bedrijf ervoor staat. Dan wil je eigenlijk nu al naar een andere boekhouder. Maar het is juli, en je vraagt je af of je niet beter tot januari kunt wachten.
Het goede nieuws: dat hoeft niet. Je kunt het hele jaar door overstappen van boekhouder, zolang je vooraf goed afspreekt wie welk werk afrondt. In deze blog lees je wanneer je het beste overstapt, wat je bij je oude boekhouder regelt en hoe je voorkomt dat er een aangifte tussen wal en schip valt.
Ja, je kunt halverwege het jaar overstappen
Er is geen regel die zegt dat je alleen per 1 januari van boekhouder mag wisselen. Je administratie is van jou, net als de keuze wie hem bijhoudt. Het enige wat je tegenhoudt, is wat je met je huidige boekhouder hebt afgesproken.
Een overstap halverwege het jaar vraagt wel iets meer afstemming dan een overstap aan het begin van een boekjaar. De nieuwe boekhouder maakt straks de jaarcijfers over het hele jaar, dus ook over de maanden die je oude boekhouder heeft verwerkt. Die boekingen moeten dus compleet en controleerbaar meekomen.
Het beste moment om over te stappen van boekhouder
Je kunt elke dag overstappen, maar sommige momenten zijn handiger dan andere. De btw-aangifte bepaalt meestal het ritme.
Na een afgeronde btw-aangifte
Doe je elk kwartaal btw-aangifte, dan stap je het makkelijkst over aan het begin van een nieuw kwartaal. Je oude boekhouder rondt dan het afgelopen kwartaal af en de nieuwe begint met een schone lei.
Overstap per | Je oude boekhouder rondt af | Je nieuwe boekhouder begint met |
1 januari | Btw vierde kwartaal (uiterlijk 31 januari) | Eerste kwartaal |
1 april | Btw eerste kwartaal (uiterlijk 30 april) | Tweede kwartaal |
1 juli | Btw tweede kwartaal (uiterlijk 31 juli) | Derde kwartaal |
1 oktober | Btw derde kwartaal (uiterlijk 31 oktober) | Vierde kwartaal |
Twijfel je of je überhaupt btw-aangifte moet doen?
Lees dan eerst wanneer je btw-plichtig bent.
Niet midden in het jaarwerk
Het lastigste moment is als je oude boekhouder nog bezig is met de jaarrekening of de aangifte inkomstenbelasting over vorig jaar. Stop je dan halverwege, dan moet de nieuwe boekhouder zich inlezen in half werk. Dat kost tijd en soms dubbel geld. Spreek daarom af dat de lopende klus eerst af is, of dat de nieuwe boekhouder hem volledig overneemt.
Wat regel je bij je oude boekhouder?
Een andere boekhouder kiezen is de makkelijke stap. De overdracht bepaalt of het soepel gaat.
Check je opzegtermijn
Kijk in je opdrachtbevestiging of de algemene voorwaarden. Daar staat hoe lang je opzegtermijn is en of je per maand, per kwartaal of per jaar kunt stoppen. Heb je nooit iets getekend, dan kun je in de regel per direct opzeggen. Zeg altijd schriftelijk op, dan is er later geen discussie over de datum.
Spreek af wie welk werk afrondt
De overstapdatum zegt nog niet wie de lopende taken doet. Leg daarom per taak vast wie hem afmaakt: de laatste btw-aangifte, de jaarrekening van vorig jaar en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Zo voorkom je dat twee kantoren denken dat de ander het regelt.
Vraag je complete administratie op
Je nieuwe boekhouder heeft meer nodig dan een pdf met de eindstand. Vraag in elk geval op:
De boekingen van dit jaar, het liefst als auditfile (XAF-bestand) uit het boekhoudpakket.
De jaarrekening en de aangiften van vorig jaar.
De openstaande facturen van klanten en leveranciers.
De btw-aangiften van dit jaar.
Als je personeel hebt: de loonadministratie tot en met de overstapdatum.
Staan er nog facturen van je oude boekhouder open, betaal die dan of maak er een afspraak over. Dat voorkomt vertraging bij het overdragen van je stukken.\
Zo stap je over naar een andere boekhouder
Met deze volgorde verloopt de overstap zonder gaten:
Kies je nieuwe boekhouder en spreek een startdatum af.
Zeg schriftelijk op bij je oude boekhouder, met inachtneming van de opzegtermijn.
Leg vast wie de lopende aangiften en het jaarwerk afrondt.
Laat je administratie overdragen aan de nieuwe boekhouder.
Regel de machtigingen bij de Belastingdienst voor je nieuwe boekhouder.
Controleer na de eerste aangifte of alles klopt en of je oude boekhouder geen toegang meer heeft.
Reken op een paar weken tussen je opzegging en het moment dat je nieuwe boekhouder volledig draait. Begin dus niet een week voor een aangiftedeadline.
Machtigingen en uitstel bij de Belastingdienst
Je nieuwe boekhouder moet namens jou berichten van de Belastingdienst kunnen ophalen. Dat gaat via het machtigingsregister van Logius. De boekhouder vraagt de machtiging aan via zijn software. Jij krijgt daarna een brief van de Belastingdienst waarin om toestemming wordt gevraagd.
Let ook op uitstel voor je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Boekhouders kunnen daarvoor een speciale uitstelregeling gebruiken, maar dat moet volgens Ondernemersplein vóór 1 mei geregeld zijn. Ga er niet vanuit dat een overstap automatisch uitstel oplevert. Vraag je nieuwe boekhouder of je al onder zijn uitstelregeling valt.
Belangrijk om te weten: je blijft zelf verantwoordelijk voor je aangiften, ook als een boekhouder ze voor je doet. Komt een btw-aangifte door de overstap te laat binnen, dan krijg jij de boete.
Je boekhoudpakket: meenemen of wisselen?
Een andere boekhouder betekent niet automatisch een ander boekhoudpakket. Werk je met een online pakket waar jij het abonnement van hebt? Dan geef je de nieuwe boekhouder gewoon toegang als gebruiker. Deel nooit je eigen DigiD-inloggegevens, maar gebruik de gebruikers- en rechteninstellingen van het pakket.
Stapt je nieuwe boekhouder wel over op andere software, zeg je oude abonnement dan pas op als alle gegevens zijn overgezet en gecontroleerd. Kijk ook of de bijlagen, zoals bonnen en facturen, zijn meegekomen. Die heb je nodig bij een controle.
Heb je personeel? Dan gaat ook de salarisadministratie over. De loongegevens van januari tot de overstap tellen mee voor de jaaropgaaf van je werknemers, dus die moeten compleet in de nieuwe administratie staan.
Bewaarplicht: je blijft zelf verantwoordelijk
Je moet je administratie 7 jaar bewaren, schrijft de Belastingdienst. Dat geldt ook voor gegevens die een boekhouder voor jou bijhoudt. Wissel je van boekhouder, zorg dan dat je de administratie van vorige jaren nog kunt inzien. Laat die niet achter in een pakket waar je straks geen toegang meer toe hebt.
Een nieuwe boekhouder, zonder op januari te wachten
Overstappen naar een andere boekhouder kan het hele jaar door. Het handigste moment is het begin van een kwartaal, nadat je oude boekhouder de btw-aangifte heeft afgerond. Check je opzegtermijn, leg vast wie welk werk afmaakt en vraag je complete administratie op. Regel daarna de machtigingen bij de Belastingdienst en controleer of je oude gegevens bereikbaar blijven.
Denk je aan een overstap? Bij Draivz werk je met één vast aanspreekpunt en een vast maandtarief, vanuit Maastricht, Roermond en Heerlen of volledig digitaal. We denken mee over het beste moment en de overdracht.
Lees wat een boekhouder voor zzp'ers per maand kost, bekijk onze boekhouding en belastingadvies, of neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
Opmerkingen