Wat moet je juridisch regelen bij je eerste werknemer?

Wanneer je onderneming groeit en je overweegt je eerste werknemer aan te nemen, breekt er een spannende fase aan. Tegelijkertijd komt er ook veel op je af, vooral op juridisch gebied. Je wilt natuurlijk alles goed regelen: voor je bedrijf én voor je nieuwe medewerker. In dit blog legt Draivz stap voor stap uit wat je juridisch moet regelen bij het aannemen van je eerste werknemer. Zo kun jij met een gerust hart bouwen aan je team.

Waarom juridisch goed regelen belangrijk is

Als werkgever krijg je direct te maken met verschillende wetten en verplichtingen. Denk aan arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, verzekeringen en regels rondom arbeidsvoorwaarden. Als je hier niet goed op voorbereid bent, loop je risico op boetes of juridische conflicten.

Daarom is het essentieel om de juiste stappen te zetten voordat je eerste werknemer daadwerkelijk aan de slag gaat. Bij Draivz adviseren we ondernemers dagelijks over dit soort groeifases.

1. Inschrijven als werkgever bij de Belastingdienst

Voordat je iemand in dienst neemt, moet je je aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Dit is nodig om loonheffingen te kunnen afdragen. Je ontvangt na registratie een loonheffingennummer waarmee je jouw loonadministratie kunt opzetten.

Tip van Draivz: Gebruik deze pagina van de Belastingdienst voor directe registratie en actuele informatie.

2. Arbeidsovereenkomst opstellen

Een waterdichte arbeidsovereenkomst is een absolute must. Hierin leg je de rechten en plichten van beide partijen vast, waaronder:

• De functie en het salaris

• Aard van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd)

• Proeftijd

• Opzegtermijnen

• Vakantiedagen en vakantiegeld

• Reiskostenvergoeding

• CAO (indien van toepassing)

Een goed contract voorkomt misverstanden en geeft duidelijkheid. Bij Draivz adviseren wij altijd om een arbeidsovereenkomst door een jurist te laten controleren of op maat te laten opstellen.

3. Minimumloon en arbeidsvoorwaarden controleren

Je bent wettelijk verplicht om je werknemer minimaal het wettelijk minimumloon te betalen. Ook moet je je houden aan de arbeidsvoorwaarden die voortvloeien uit een eventuele cao. Controleer goed of er een cao geldt binnen jouw branche, want dat bepaalt onder andere het aantal vakantiedagen, werktijden en toeslagen.

Zie ook de officiële bron: Rijksoverheid over minimumloon

4. Aanmelden bij een pensioenfonds (indien verplicht)

In sommige sectoren ben je verplicht je werknemers aan te melden bij een pensioenfonds. Dit geldt bijvoorbeeld in de bouw, zorg of detailhandel. Check of dit voor jouw branche ook geldt, zodat je tijdig de juiste regelingen treft.

5. Verplichte verzekeringen afsluiten

Als werkgever ben je verplicht om bepaalde verzekeringen te regelen, waaronder:

• Ziektewet: je betaalt de eerste twee jaar het loon van een zieke werknemer door.

• WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten): als een werknemer na ziekte gedeeltelijk kan werken.

• Ongevallenverzekering (optioneel maar aanbevolen).

Voor kleinere ondernemers kan het verstandig zijn om dit via een verzuimverzekering of via een arbodienst te regelen. Draivz helpt je graag met het kiezen van de juiste dienstverlener.

6. Loonadministratie en salarisbetaling inrichten

Zodra je werknemer aan de slag gaat, ben je verplicht om loonbelasting, premies en pensioenafdrachten correct te verwerken. Hiervoor moet je een complete loonadministratie opzetten. Je kunt dit zelf doen via loonsoftware of uitbesteden aan een boekhouder of payrollbedrijf.

Let op: je moet elke maand een loonstrook verstrekken en jaarlijks een jaaropgave.

Overweeg bijvoorbeeld softwarepakketten zoals Loket.nl of Exact. Je kunt ook terecht bij Administratiekantoren aangesloten bij NOAB voor hulp.

7. Risico-inventarisatie en Arbo-verplichtingen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige werkplek. Je moet een RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) opstellen. Daarin beschrijf je mogelijke risico’s op de werkvloer en hoe je deze beperkt. Ook moet je een contract hebben met een arbodienst voor begeleiding bij ziekteverzuim.

Meer informatie? Bekijk onze uitgebreide gids: Wat is een RI&E en hoe stel je het op?

8. Privacy en persoonsgegevens (AVG)

Je verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van je werknemer. Denk aan kopieën van ID-bewijzen, loonstroken en adresgegevens. Zorg dat je voldoet aan de AVG-wetgeving. Dit betekent onder andere dat je:

• Alleen noodzakelijke gegevens verzamelt

• Deze gegevens veilig opslaat

• Een privacyverklaring opneemt in het personeelsdossier

Een privacyprotocol voorkomt problemen en laat zien dat je als werkgever professioneel handelt.

Veelgemaakte fouten bij het aannemen van de eerste werknemer

• Geen schriftelijk contract opstellen

• Vergeten je aan te melden bij de Belastingdienst

• Onvoldoende kennis van cao-afspraken

• Geen verzekering regelen voor loondoorbetaling bij ziekte

• Geen loonadministratie of foutieve loonstroken

Bij Draivz helpen we je deze fouten te voorkomen en zorgen we dat je volledig compliant bent.

Conclusie: Draivz helpt je juridisch groeien als werkgever

Het aannemen van je eerste werknemer is een grote stap. Maar met de juiste juridische voorbereiding kun je zorgeloos ondernemen. Door je goed te verdiepen in arbeidsovereenkomsten, loonbelasting, verzekeringen en andere verplichtingen, leg je een sterke basis voor je organisatie.

Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet? Draivz biedt ondersteuning op maat. Van juridisch advies tot HR-begeleiding: wij helpen jou professioneel op weg.

Neem vandaag nog contact met ons op of lees meer in onze kennisbank voor werkgevers.

Veelgestelde vragen over juridisch regelen van je eerste werknemer

1. Moet ik altijd een arbeidsovereenkomst opstellen?

Ja. Ook bij tijdelijke of deeltijdcontracten is een arbeidsovereenkomst verplicht. Het biedt bescherming voor beide partijen.

2. Kan ik een werknemer zonder pensioenregeling aannemen?

Dat hangt af van je sector. In sommige branches is deelname aan een pensioenfonds verplicht.

3. Wat gebeurt er als ik geen loonbelasting afdraag?

Je loopt het risico op hoge boetes van de Belastingdienst. Het is essentieel om je administratie op orde te hebben vanaf dag één.