Wat zijn de regels voor het vergoeden van thuiswerkkosten in 2025?

In 2025 werken veel mensen nog steeds (gedeeltelijk) vanuit huis. Dat brengt vragen met zich mee, vooral voor werkgevers: wat mag je eigenlijk vergoeden aan thuiswerkkosten? En wat zijn de regels volgens de Belastingdienst?

In deze uitgebreide blog legt Draivz precies uit welke kosten je mag vergoeden, welke fiscale regels gelden, en hoe je als organisatie slim inspeelt op deze ontwikkelingen. Zo blijf je compliant én aantrekkelijk voor werknemers.

Waarom zijn thuiswerkkostenvergoedingen in 2025 zo belangrijk?

Het hybride werken is niet langer een trend, maar een blijvende verandering in de manier waarop we werken. Werknemers werken gemiddeld twee dagen per week vanuit huis. Daardoor maken ze extra kosten, zoals elektriciteit, koffie, verwarming en internet. Als werkgever wil je hierin tegemoetkomen, maar binnen de juiste kaders.

Een goede thuiswerkkostenvergoeding draagt bij aan het welzijn van je medewerkers én aan je werkgeversimago. Maar je wilt natuurlijk ook fiscale risico’s vermijden. Daarom is het belangrijk om te weten wat je in 2025 mag vergoeden.

Wat zegt de Belastingdienst over thuiswerkkosten in 2025?

De Belastingdienst heeft in 2025 de richtlijnen voor de thuiswerkkostenvergoeding grotendeels gelijk gehouden aan eerdere jaren, met enkele belangrijke nuances.

Maximale onbelaste thuiswerkvergoeding

In 2025 bedraagt de maximale onbelaste thuiswerkvergoeding €2,35 per thuiswerkdag. Dit bedrag is licht geïndexeerd ten opzichte van 2024, gebaseerd op inflatie en kostenontwikkeling.

Deze vergoeding dekt algemene extra kosten zoals:

• Gas, water, elektriciteit

• Koffie en thee

• Toiletpapier

• Kleine kantoorartikelen

De vergoeding geldt alleen op dagen dat de werknemer structureel thuiswerkt. Werkt iemand slechts incidenteel thuis, dan is geen vergoeding toegestaan.

Let op: de vergoeding geldt niet naast de reiskostenvergoeding. Je moet per dag kiezen: óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding.

Voorwaarden voor de vergoeding

Om gebruik te maken van de onbelaste vergoeding, gelden de volgende voorwaarden:

• De werknemer heeft een schriftelijke afspraak over thuiswerken (bijv. in een hybride werkbeleid).

• De vergoeding is gekoppeld aan daadwerkelijke thuiswerkdagen.

• De administratie is op orde: de werkgever moet per medewerker kunnen aantonen hoeveel dagen thuis is gewerkt.

Meer informatie vind je ook op de website van de Belastingdienst.

Wat mag je nog meer vergoeden aan thuiswerkers?

Naast de standaard thuiswerkvergoeding zijn er extra kosten die je (deels) mag vergoeden:

1. Inrichting van de thuiswerkplek

Volgens de Arbowet ben je als werkgever verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek. Je mag dus bepaalde voorzieningen onbelast vergoeden of verstrekken, zoals:

• Bureaustoel

• Bureau

• Beeldscherm

• Verlichting

Deze voorzieningen vallen onder de gerichte vrijstellingen in de werkkostenregeling (WKR), mits aan de arbovoorwaarden wordt voldaan. Draivz adviseert om hiervoor een duidelijk beleid te hanteren en dit op te nemen in je vergoedingsregelingen.

2. Internet- en telefoonvergoeding

Als thuiswerken structureel is, mag je (onder voorwaarden) ook bijdragen aan internetkosten. Hiervoor geldt geen standaardvergoeding; je moet de kosten aantoonbaar kunnen maken. Het is verstandig om vaste afspraken te maken, bijvoorbeeld via een maandelijkse tegemoetkoming.

3. Vergoeding voor ICT-middelen

Laptops, headsets, docking stations en andere noodzakelijke ICT-middelen mogen onbelast worden verstrekt of vergoed als ze noodzakelijk zijn voor het werk.

Draivz helpt werkgevers compliant én fiscaal correct te blijven

Bij Draivz, boekhouder en administratiekantoor, begrijpen we hoe complex de fiscale regels rondom thuiswerkkosten kunnen zijn. Wij ondersteunen werkgevers bij het juist toepassen van de onbelaste thuiswerkvergoeding, het correct inrichten van de administratie en het voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Of het nu gaat om het opstellen van een vergoedingsbeleid, het verwerken van maandelijkse thuiswerkvergoedingen in de loonadministratie, of het beantwoorden van fiscale vragen, wij zorgen dat je administratie op orde is en blijft.

Draivz denkt proactief met je mee, zodat je als werkgever aantrekkelijk blijft én voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.

Praktijkvoorbeelden: hoe passen bedrijven dit toe?

Veel organisaties kiezen in 2025 voor een vast thuiswerkbeleid, waarin ze medewerkers gemiddeld twee of drie dagen per week thuis laten werken. Ze koppelen daar een vaste maandelijkse vergoeding aan, gebaseerd op het verwachte aantal thuiswerkdagen.

Voorbeeld:

Werkt een medewerker gemiddeld drie dagen per week thuis? Dan mag je hem of haar 3 dagen × 4 weken × €2,35 = €28,20 per maand vergoeden.

Zorg er wel voor dat deze afspraak goed is vastgelegd en dat er periodiek wordt geëvalueerd of het aantal dagen klopt.

Conclusie: wees voorbereid op 2025 met Draivz

De regels rondom thuiswerkkosten zijn duidelijk, maar vragen wel om een goede administratie en beleid. In 2025 mag je €2,35 per thuiswerkdag onbelast vergoeden, mits je voldoet aan de fiscale voorwaarden.

Benieuwd hoe Draivz jouw organisatie kan helpen? Neem gerust contact met ons op 

Veelgestelde vragen

1. Mag je een vaste thuiswerkvergoeding geven?

Ja, mits je een vast aantal thuiswerkdagen per week hebt afgesproken met je medewerker. Dit aantal moet realistisch zijn en kan periodiek geëvalueerd worden.

2. Kan ik zowel reiskosten als thuiswerkkosten vergoeden op dezelfde dag?

Nee, per dag kies je óf een reiskostenvergoeding óf een thuiswerkvergoeding. Beide tegelijkertijd mag niet onbelast.

3. Is de vergoeding verplicht?

Nee, het is geen verplichting. Maar het is wel gebruikelijk om thuiswerkers tegemoet te komen in de extra kosten, zeker in competitieve arbeidsmarkten.