Wat kost een administratiekantoor voor mkb-bedrijven?
"Wat gaat het mij kosten?" Het is bijna altijd de eerste vraag als je als mkb-ondernemer op zoek gaat naar een administratiekantoor. En het is een lastige vraag om kort te beantwoorden, want een bedrijf met drie facturen per maand is iets heel anders dan een bedrijf met acht medewerkers en een voorraadadministratie.
Wat kost een administratiekantoor dan wél voor een gemiddeld mkb-bedrijf? Vooraf inschatten in welke richting je moet denken, kan prima. In deze blog lees je welke factoren het tarief bepalen, wat je ongeveer betaalt bij verschillende bedrijfsgroottes, wat er meestal wel en niet in een maandbedrag zit en waar je op let als je offertes met elkaar vergelijkt.
Waar hangen de kosten van een administratiekantoor van af?
Twee bedrijven met dezelfde omzet kunnen een heel ander tarief betalen. Dat komt doordat niet je omzet, maar de hoeveelheid werk het tarief bepaalt. Dit zijn de factoren die het meeste uitmaken:
Het aantal boekingen. Elke inkoopfactuur, verkoopfactuur en bankregel kost verwerkingstijd. Dit is verreweg de belangrijkste factor.
Personeel. Loonadministratie is apart werk met eigen deadlines. Reken op een vast bedrag per loonstrook, bovenop je boekhouding.
De rechtsvorm. Een bv vraagt meer werk dan een eenmanszaak: een aparte aangifte vennootschapsbelasting, een jaarrekening en een deponering bij de Kamer van Koophandel.
Hoe je aanlevert. Een schoenendoos met bonnen kost meer tijd dan een gekoppelde bankrekening en een scanapp. Hier valt voor de meeste ondernemers de grootste besparing te halen.
Je branche. Horeca met dagomzetten, een webshop met buitenlandse btw of een bouwbedrijf met de verleggingsregeling vraagt specialistische kennis.
De frequentie. Maandelijks bijwerken kost meer dan per kwartaal, maar levert je wel actuele cijfers op om op te sturen.
Wat kost een administratiekantoor per bedrijfsgrootte?
Onderstaande bedragen zijn indicatief en geven de bandbreedte weer die in de markt gangbaar is. Ze zijn exclusief btw en bedoeld als richtlijn, niet als offerte.
Kleine eenmanszaak of vof, weinig facturen. Ongeveer € 75 tot € 150 per maand voor de boekhouding, btw-aangiftes en de aangifte inkomstenbelasting.
Groeiend mkb zonder personeel, bv-structuur. Ongeveer € 150 tot € 300 per maand, inclusief jaarrekening, vennootschapsbelasting en deponering.
Mkb met enkele medewerkers. Ongeveer € 300 tot € 600 per maand, afhankelijk van het aantal boekingen en loonstroken.
Loonadministratie. Reken daarbovenop op ongeveer € 10 tot € 20 per loonstrook per maand, plus een klein bedrag voor de jaarwerkzaamheden.
Uurtarief bij los werk. Voor advies of incidentele klussen ligt het uurtarief van een boekhouder meestal tussen € 60 en € 100.
Ben je zzp'er en wil je weten wat er voor jouw situatie geldt? Lees dan onze blog over wat een boekhouder voor zzp'ers per maand kost.
Vast maandtarief of een uurtarief?
De meeste administratiekantoren werken tegenwoordig met een vast bedrag per maand. Dat heeft een duidelijk voordeel: je weet precies waar je aan toe bent en je hoeft niet te aarzelen om even te bellen met een vraag. Bij een uurtarief kan dat anders liggen, want elke vraag loopt dan mee in de eindafrekening.
Een uurtarief is wel logisch bij werk dat je niet vooraf kunt inschatten: een boekenonderzoek van de Belastingdienst, een bedrijfsovername of een eenmalig adviestraject. Veel kantoren combineren daarom de twee: een vast maandbedrag voor het vaste werk en een uurtarief voor alles wat daarbuiten valt.
Wat zit er meestal wel en niet bij in?
Twee offertes met hetzelfde bedrag kunnen iets heel anders betekenen. Vraag daarom altijd door op wat er precies is inbegrepen.
Vaak inbegrepen:
Het verwerken van je in- en verkoopfacturen en bankmutaties
De btw-aangifte per maand of kwartaal
De jaarrekening en de aangifte inkomsten- of vennootschapsbelasting
Een tussentijds overzicht van je cijfers
De licentie voor het boekhoudpakket
Vaak niet inbegrepen:
Loonadministratie en alles wat met personeel te maken heeft
Fiscaal advies dat verder gaat dan de standaardaangifte
Het bijwerken van achterstanden uit eerdere jaren
Begeleiding bij een controle van de Belastingdienst
Juridische ondersteuning, bijvoorbeeld bij contracten of arbeidszaken
Bij Draivz zitten boekhouding, belastingadvies, salaris en personeel en juridisch onder één dak, zodat je niet bij vier partijen hoeft aan te kloppen. Een overzicht van alles wat we doen, vind je bij onze diensten.
Waar let je op bij het vergelijken van offertes?
Vraag wat er buiten het maandbedrag valt. Een laag tarief met veel meerwerk kan duurder uitpakken dan een hoger tarief waar alles in zit.
Kijk naar de opzegtermijn. Jaarcontracten met een lange opzegtermijn komen nog regelmatig voor.
Check van wie het boekhoudpakket is. Stap je over, dan wil je je eigen data mee kunnen nemen.
Vraag naar je vaste contactpersoon. Spreek je steeds iemand anders, dan moet je je situatie telkens opnieuw uitleggen.
Let op de reactietijd. Spreek af binnen hoeveel werkdagen je antwoord krijgt op een vraag.
Vraag of advies inbegrepen is. Een kantoor dat alleen boekt, is goedkoper dan een kantoor dat ook meedenkt, maar levert je ook minder op.
Zo houd je de kosten laag
Je hebt zelf meer invloed op de rekening dan je denkt. Deze drie dingen schelen het meest:
Koppel je zakelijke bankrekening. Dan hoeft niemand afschriften over te typen en staan je mutaties automatisch klaar.
Lever digitaal en op tijd aan. Scan bonnen direct met een app in plaats van ze te bewaren tot het einde van het kwartaal.
Houd privé en zakelijk gescheiden. Privé-uitgaven op de zakelijke rekening uitzoeken kost onnodig veel tijd.
Verder helpt het om je btw-plicht goed te kennen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Daarover lees je meer in onze blog over wanneer je btw-plichtig bent.
Is een administratiekantoor of een accountant voordeliger?
Voor de meeste mkb-bedrijven is een administratiekantoor de logische keuze. Je betaalt daar voor de boekhouding, de aangiftes en het advies dat daarbij hoort. Een accountantskantoor werkt met hogere tarieven, omdat het ook diensten levert waarvoor een wettelijke bevoegdheid nodig is, zoals een controleverklaring bij de jaarrekening.
Die verklaring is pas verplicht als je bedrijf twee jaar achter elkaar aan minstens twee van de drie criteria voldoet: een balanstotaal boven de grens, een omzet boven de grens en meer dan vijftig medewerkers. Zit je daar ruim onder, dan betaal je bij een accountant voor zekerheden die je niet nodig hebt.
Veelgestelde vragen over wat een administratiekantoor kost
Wat is het uurtarief van een boekhouder?
Meestal tussen € 60 en € 100 per uur, exclusief btw. Bij een vast maandtarief speelt het uurtarief alleen een rol voor werk dat buiten de afspraak valt.
Zijn de kosten van een administratiekantoor aftrekbaar?
Ja. De kosten zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar van je winst. De btw die je erover betaalt, kun je bovendien terugvragen als je btw-plichtig bent.
Kan ik halverwege het jaar overstappen?
Dat kan zeker. Let wel op je opzegtermijn en op een goede overdracht van je administratie, zodat je nieuwe kantoor niet opnieuw hoeft te beginnen.
Wat kost het als mijn administratie achterloopt?
Achterstanden worden vrijwel altijd apart in rekening gebracht, meestal tegen uurtarief. Hoe langer je wacht, hoe meer uitzoekwerk het wordt.
Waarom lopen de tarieven zo uiteen?
Omdat de dienstverlening verschilt. Puur verwerken is goedkoper dan meedenken over je cijfers, je fiscale positie en je groei. Vergelijk daarom niet alleen het bedrag, maar ook wat je ervoor terugkrijgt.
Benieuwd wat het voor jouw bedrijf wordt?
Een eerlijk tarief begint bij een eerlijk gesprek over je situatie: hoeveel facturen je per maand hebt, of je personeel in dienst hebt en hoe je je administratie nu bijhoudt. Draivz werkt vanuit Maastricht, Roermond en Heerlen voor mkb-ondernemers in heel Limburg, met vaste afspraken en een vast aanspreekpunt.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende berekening. Wij doen de cijfers, jij doet de groei.
Opmerkingen